Ao comprar produtos a fornecedores do 1688, os compradores internacionais têm de decidir se pretendem manter a embalagem original do fornecedor ou se autorizam um armazém a reembalar as suas encomendas antes do envio. A decisão certa depende de mais do que apenas o aspeto de uma caixa de cartão. A embalagem original pode conter etiquetas do produto, informações sobre o SKU, acessórios ou materiais de proteção que os compradores precisam de preservar.
Reembalar pode ser útil, mas alterar a embalagem sem instruções claras pode criar problemas. A identificação do produto pode tornar-se difícil, os acessórios podem separar-se dos artigos a que pertencem e pode ser mais difícil verificar posteriormente o estado original de uma encomenda.
Por este motivo, os compradores devem considerar o reembalamento como uma operação autorizada do armazém e não como um passo automático. Antes de qualquer embalagem ser removida ou alterada, o comprador deve compreender o que será alterado, o que deve permanecer intacto e quais as informações que devem ser registadas.
Embalagem original do fornecedor vs. reembalagem no armazém: quem controla a decisão?
A embalagem original do fornecedor é a embalagem fornecida pelo vendedor quando a mercadoria sai da fábrica ou do armazém. Dependendo do produto, pode incluir uma caixa de cartão exterior para envio, uma caixa interior do produto, embalagem de retalho, inserções de proteção, etiquetas e acessórios.
A reembalagem no armazém consiste em alterar parte ou a totalidade da embalagem após a chegada das mercadorias ao armazém. Isto pode envolver a substituição de uma caixa exterior, a adição de materiais de proteção, a remoção de materiais de expedição desnecessários ou a reorganização dos artigos de acordo com as instruções do comprador.
A distinção importante é que a receção de mercadorias num armazém não confere automaticamente ao armazém autorização para efetuar todas as alterações possíveis na embalagem.
O que deve permanecer sob o controlo do comprador?
- Embalagem do produto: Se as caixas originais de retalho, as embalagens da marca ou os recipientes específicos do produto devem ser guardados.
- Materiais de proteção: Se a espuma, as inserções moldadas, o plástico-bolha ou outros componentes de proteção podem ser removidos ou substituídos.
- Identificação do produto: Se as etiquetas de SKU, os códigos de barras, os números de modelo e as descrições dos produtos devem permanecer afixados.
- Acessórios e componentes: Se os acessórios individuais devem permanecer junto dos respetivos produtos originais ou ser embalados separadamente.
- Alterações na embalagem: Se o armazém pode substituir, abrir, juntar ou reorganizar as embalagens.
Os compradores devem comunicar estes requisitos antes de o armazém começar a alterar a embalagem. Se uma instrução não for clara, a abordagem mais segura é solicitar uma confirmação, em vez de partir do princípio de que uma determinada alteração é aceitável.
O que devem os compradores verificar antes de alterar a embalagem original do fornecedor?
Antes de autorizar o reembalamento, os compradores devem compreender que tipo de embalagem o fornecedor utilizou efetivamente e se esta tem uma finalidade para além de proteger a mercadoria durante o transporte interno.
1. Identificar as diferentes camadas da embalagem
Um produto pode ser entregue com várias camadas de embalagem. A caixa de transporte exterior pode destinar-se apenas ao transporte nacional, enquanto a caixa interior ou o suporte moldado podem fazer parte da apresentação original ou da proteção do produto.
Estas camadas não devem ser consideradas intercambiáveis. Retirar uma embalagem exterior é diferente de abrir uma caixa de retalho ou de retirar um elemento de proteção específico do produto.
2. Verifique os rótulos dos produtos e as informações relativas ao SKU
As etiquetas podem ajudar os compradores a identificar diferentes modelos, cores, tamanhos e lotes de produtos. Isto é particularmente importante quando uma encomenda contém várias variações ou quando vários fornecedores enviam produtos de aspeto semelhante para o mesmo armazém.
Antes de remover ou substituir a embalagem, os compradores devem verificar se as informações relevantes sobre o produto estão registadas noutro local. Se uma etiqueta for a única forma clara de identificar um artigo, a sua remoção pode causar confusão desnecessária.
3. Confirme se os acessórios continuam associados aos produtos corretos
Alguns produtos incluem cabos, pequenos componentes, manuais de instruções, peças de montagem ou outros acessórios. Estes artigos podem estar colocados em compartimentos separados no interior da embalagem original.
Se a embalagem original for aberta ou reorganizada, os compradores devem certificar-se de que os acessórios não sejam separados dos produtos a que pertencem. No caso de encomendas que contenham vários modelos ou variações, a identificação dos produtos deve ser especialmente clara.
4. Analise se a embalagem original tem uma finalidade funcional
Nem todas as embalagens originais são simplesmente material de envio descartável. Algumas caixas e inserções são concebidas para proteger componentes delicados, manter a forma do produto ou manter várias peças numa posição fixa.
Os compradores devem evitar autorizar a remoção destes materiais sem compreenderem a sua finalidade. Quando a embalagem for desconhecida ou o produto for frágil, é sensato solicitar fotografias adicionais ou esclarecimentos antes de tomar uma decisão.
Quando é que um comprador deve autorizar uma alteração na embalagem?
Uma alteração na embalagem deve basear-se numa razão operacional clara e numa instrução que o armazém possa seguir. Os compradores não precisam de aprovar cada pormenor menor relacionado com o manuseamento, mas devem definir os limites de qualquer alteração que possa afetar o estado, a identificação ou a apresentação do produto.
Situações em que a reembalagem pode ser adequada
- A embalagem exterior original está danificada e tem de ser substituída.
- O fornecedor utilizou uma embalagem exterior inadequada para a próxima etapa do transporte.
- O comprador solicitou explicitamente uma forma diferente de embalagem.
- É necessário preparar várias remessas de acordo com uma ordem específica ou com instruções de embalagem.
- É necessária proteção adicional e o comprador já aprovou os materiais ou o método propostos.
Situações em que o armazém deve aguardar a confirmação
- A alteração proposta implica a abertura de embalagens de retalho seladas.
- As etiquetas dos produtos, os códigos de barras ou as informações relativas ao SKU podem ser removidos.
- Os acessórios ou componentes podem ser separados dos seus produtos originais.
- As inserções de proteção ou a embalagem interna do produto podem ser descartadas.
- O comprador não especificou se a embalagem da marca ou a embalagem original deve ser mantida.
O princípio fundamental é simples: um armazém não deve interpretar um pedido geral para preparar mercadorias para envio internacional como uma autorização para remover todas as camadas da embalagem original.
Por que é importante a documentação da embalagem antes de reembalar
A documentação ajuda os compradores a compreender o que chegou ao armazém e o que sofreu alterações durante o manuseamento subsequente. É particularmente útil quando o comprador precisa de comparar as mercadorias recebidas com as informações do fornecedor ou de esclarecer uma questão relacionada com a embalagem.
Antes de uma alteração autorizada na embalagem, os registos úteis podem incluir:
- Fotografias que mostram a embalagem exterior original e o seu estado visível.
- Fotografias de rótulos de produtos, códigos de barras e informações sobre SKU.
- Fotografias que mostrem a embalagem original do produto, sempre que relevante.
- Notas que identificam danos visíveis ou componentes da embalagem em falta.
- As instruções confirmadas pelo comprador relativamente à embalagem podem ser alteradas.
Estes registos não substituem uma inspeção completa do produto, mas fornecem um contexto útil para compreender o estado e a identificação das mercadorias antes do reembalamento.
Para os compradores que precisam de verificar os produtos após a sua chegada à China, inspeção e verificação de armazéns pode ajudar a determinar quais as informações que devem ser verificadas antes da próxima etapa do processo.
O que devem os compradores pedir ao armazém para documentar?
Em vez de pedirem apenas fotografias gerais, os compradores podem fornecer instruções específicas sobre a documentação. Por exemplo:
- Tire uma fotografia do rótulo visível do produto antes de retirar a embalagem exterior.
- Registe as informações relativas ao modelo ou ao SKU quando estiverem incluídas várias variações.
- Apresente a caixa original do produto, caso seja necessário conservá-la.
- Identifique eventuais danos visíveis na embalagem antes de proceder a qualquer substituição.
- Guarde as instruções de embalagem do comprador associadas à encomenda em questão.
O nível de documentação deve corresponder à complexidade da encomenda e aos requisitos do comprador. Uma encomenda simples pode necessitar apenas de fotografias básicas de identificação, enquanto uma encomenda mista com muitas variações pode exigir registos mais detalhados.
Matriz de autorização do comprador: o que deve aprovar?
Uma matriz de autorizações clara ajuda os compradores a comunicar exatamente o que o armazém pode alterar e o que deve permanecer inalterado. Além disso, reduz o risco de que instruções vagas sejam interpretadas de forma diferente pelo comprador e pelo armazém.
| Componente de embalagem | Possível ação no armazém | Instruções para o comprador |
|---|---|---|
| Caixa de cartão exterior de envio | Substituir ou remover, se necessário | Aprovar a alteração ou indicar que esta deve ser mantida |
| Embalagem original de retalho | Manter intacto ou abrir apenas com autorização | Indique claramente se a caixa original deve ser conservada |
| Etiquetas de produtos e códigos de barras | Manter em anexo ou registar antes de qualquer alteração | Exigir que as informações de identificação permaneçam disponíveis |
| Inserções de proteção | Manter, substituir ou remover | Especifique se os encartes originais devem permanecer com o produto |
| Acessórios e peças pequenas | Manter como está ou reorganizar | Exigir que os acessórios permaneçam associados ao produto correto |
| Materiais de proteção adicionais | Adicione ou substitua de acordo com as instruções | Especifique quaisquer medidas de proteção necessárias ou restrições relativas aos materiais |
Os compradores podem utilizar o seguinte formato de instruções ao comunicarem com um armazém:
- Pode ser alterado: Identifique os componentes da embalagem que o armazém está autorizado a substituir ou remover.
- Deve ser mantido: Indique as caixas originais, os rótulos, os folhetos ou outros componentes que devem permanecer intactos.
- Necessita de confirmação: Identifique qualquer ação que requeira aprovação adicional do comprador antes de prosseguir.
- Devem permanecer juntos: Especifique quais os acessórios, peças ou variações do produto que devem permanecer associados.
- Documentação necessária: Indique quais as fotografias ou documentos de identificação que devem ser apresentados antes da alteração.
Exemplo de uma instrução clara sobre a embalagem
No caso de uma encomenda que inclua vários acessórios eletrónicos, um comprador poderá dar a seguinte instrução:
Guarde todas as caixas e etiquetas originais dos produtos. A caixa de transporte exterior pode ser substituída, se necessário. Não deite fora as proteções internas nem separe os acessórios dos produtos a que pertencem sem confirmação prévia. Por favor, envie fotografias da embalagem original e das etiquetas com o SKU visíveis antes de efetuar quaisquer alterações.
Este tipo de instrução confere ao armazém uma margem de manobra prática, sem que seja necessário que o comprador aprove individualmente cada pormenor de manuseamento de rotina.
E se a embalagem original já for adequada para envio internacional?
A reembalagem não é automaticamente necessária para todas as encomendas. Se a embalagem original estiver intacta, for adequada ao produto e apropriada para o processo de transporte previsto, mantê-la pode ser a opção mais simples.
Antes de solicitar uma alteração, os compradores devem ter em conta três questões:
- A embalagem está em bom estado? Verifique se existem amolgadelas visíveis, rasgos, danos causados pela água ou outros problemas que possam afetar a mercadoria.
- Protege o produto de forma adequada? Tenha em conta a forma do produto, a sua fragilidade e a função dos materiais de proteção originais.
- Alterar isso irá criar trabalho desnecessário? Se a embalagem existente já cumprir os requisitos do comprador, um manuseamento adicional poderá não trazer qualquer benefício significativo.
No caso de alguns produtos, é importante preservar a embalagem original para efeitos de revenda, apresentação, identificação do produto ou manuseamento futuro. Os compradores devem comunicar estas prioridades antes de as mercadorias serem preparadas para o transporte internacional.
No caso de produtos que exijam proteção específica, os compradores devem também consultar as recomendações de embalagem do fabricante ou da transportadora antes de aprovarem quaisquer alterações. Por exemplo, Guia da FedEx para o envio de computadores explica os aspetos a ter em conta na embalagem para proteger o equipamento eletrónico durante o transporte. Trata-se de uma referência útil para decidir se os materiais de proteção originais devem ser mantidos ou substituídos.
Como o 1688DDP ajuda os compradores a gerir as embalagens antes do envio internacional
Para os compradores que adquirem produtos junto de vários fornecedores da 1688, as decisões relativas à embalagem têm, muitas vezes, de ser tomadas após a chegada das mercadorias a um armazém na China, mas antes da preparação do envio internacional.
Um processo estruturado no armazém ajuda os compradores a compreender o estado das mercadorias recebidas, a analisar as informações relevantes sobre os produtos e a comunicar os requisitos de embalagem antes de serem feitas quaisquer alterações.
Dependendo do acordo de prestação de serviços e das instruções do comprador, o processo pode incluir:
- Recebimentos: As mercadorias são recebidas no armazém da China e associadas às informações relevantes da encomenda.
- Verificação: As etapas de inspeção ou verificação disponíveis ajudam a identificar detalhes do produto e problemas visíveis na embalagem.
- Documentação: As fotografias ou outros registos podem ajudar os compradores a verificar a embalagem original e a identificação do produto.
- Confirmação: Os compradores especificam quais os componentes da embalagem que devem ser mantidos, alterados ou tratados apenas após aprovação.
- Preparação: O armazém realiza as operações de manuseamento acordadas e prepara a mercadoria para a próxima etapa do transporte.
Os passos exatos do manuseamento dependem da encomenda, dos produtos e do âmbito do serviço acordado. Os compradores devem comunicar atempadamente quaisquer requisitos especiais de embalagem, especialmente quando for necessário preservar as caixas de retalho originais, os rótulos dos produtos ou os acessórios.
Para os compradores internacionais, o objetivo não é simplesmente substituir uma caixa por outra. Trata-se de garantir que as alterações na embalagem sejam compreendidas, autorizadas e estejam em conformidade com os requisitos da encomenda.
Perguntas Frequentes
Devo retirar sempre a embalagem original do fornecedor antes de efetuar um envio internacional?
Não. Nem sempre é necessário retirar a embalagem original do fornecedor. Se estiver intacta, oferecer proteção adequada e corresponder aos seus requisitos, pode ser preferível mantê-la. Os compradores devem decidir com base no produto, no estado da embalagem e nos requisitos de transporte.
Um armazém na China pode reembalar a minha encomenda do 1688 sem me perguntar?
O manuseamento no armazém depende do âmbito do serviço acordado e das instruções fornecidas pelo comprador. Caso uma alteração possa afetar a embalagem de retalho original, os rótulos dos produtos, os elementos de proteção ou os acessórios, os compradores devem fornecer uma autorização clara com antecedência, em vez de se basearem em suposições.
Devo guardar as caixas e os rótulos originais dos produtos?
Se as caixas ou etiquetas originais forem importantes para a revenda, identificação do produto, registos relacionados com a garantia ou apresentação, informe o armazém para que as guarde. As etiquetas dos produtos e as informações sobre o SKU são especialmente importantes quando uma encomenda contém vários modelos ou variações.
Que informações devo fornecer antes de solicitar a reembalagem?
Indique a referência da encomenda, os componentes da embalagem que podem ser alterados, os componentes que devem ser mantidos, quaisquer requisitos especiais de proteção e as fotografias ou registos que pretende receber antes do início dos trabalhos. Se houver acessórios que devam permanecer com produtos específicos, explique isso claramente também.
Fazer com que as alterações na embalagem sejam uma decisão controlada
A escolha entre a embalagem original do fornecedor e o reembalamento no armazém não se resume simplesmente a qual das opções tem melhor aspeto. Os compradores têm de ter em conta a proteção do produto, a identificação, os requisitos relativos à embalagem original e o âmbito da autorização do armazém.
Antes de aprovar uma alteração, identifique o que pode ser removido, o que deve permanecer intacto e o que precisa de ser documentado. Instruções claras ajudam o armazém a realizar o trabalho solicitado, reduzindo simultaneamente mal-entendidos evitáveis.
Para os 1688 compradores que preparam encomendas para envio internacional, encarar a embalagem como uma decisão controlada pode tornar o manuseamento no armazém mais previsível e ajudar a manter as informações sobre o produto associadas às mercadorias ao longo de todo o processo.
